Teaching & Learning
- The university also provides a declaration form that can be required when AI was used in preparing written work
- For graded written coursework, the university allows generative AI only when the instructor or examiner expressly permits it
- Students remain responsible for independently completing the work, must critically review AI outputs, and undisclosed or unauthorized use can be treated as deception or plagiarism
„In Prüfungen und prüfungsrelevanten Studienleistungen (z. B. Hausarbeiten, Referate und Portfolios) dürfen generative KI-Systeme nur dann verwendet werden, wenn die Prüferinnen und Prüfer dies ausdrücklich erlauben.“
„Studierende müssen die Eigenständigkeitserklärung auch dann abgeben, wenn die Verwendung generativer KI-Systeme erlaubt war.“
„Die Verwendung von Hilfsmitteln, die nicht zugelassen sind, kann zu einer Täuschungshandlung führen.“
„Bei Verwendung von generativen KI-Systemen bleibt die eigenständige Erbringung der Prüfungsleistung durch die Studierenden zentral.“
„Bei schriftlichen Arbeiten kann eine Erklärung zur Verwendung generativer KI-Systeme verlangt werden.“
„Die Studierenden müssen die von der KI erstellten Inhalte fachlich überprüfen, in den Kontext der Aufgabenstellung einbetten und die finale Fassung selbst verantworten.“
- Students must still complete the assessed work independently and may face consequences for using unauthorized tools
- Examiners decide whether AI use is appropriate and, if allowed, must define the scope, conditions, and any declaration requirements
- Use of generative AI in exams and assessment-related work is allowed only if the examiner explicitly authorizes it; otherwise it is not permitted
„In Prüfungen und prüfungsrelevanten Studienleistungen (z. B. Hausarbeiten, Referate und Portfolios) dürfen generative KI-Systeme nur dann verwendet werden, wenn die Prüferinnen und Prüfer dies ausdrücklich erlauben.“
„Grundsätzlich entscheiden Sie als Prüfer:in darüber, ob der Einsatz generativer KI-Systeme in Ihrer Prüfung zulässig ist.“
„Wenn die Nutzung erlaubt wird, muss der erlaubte Umfang klar definiert und an die Studierenden kommuniziert werden.“
„Die Verwendung von Hilfsmitteln, die nicht zugelassen sind, kann zu einer Täuschungshandlung führen.“
„Even if the use of generative AI systems is permitted, students are obliged to sign the declaration on independent work and to complete the examination independently.“
„When examiners permit the use of generative AI systems, they should formulate this explicitly and in a differentiated manner.“
- This is framed as advisory guidance rather than a binding university-wide rule for non-graded study use
- Guidance emphasizes checking outputs, understanding content independently, and recognizing limitations such as errors or fabricated information
- The university encourages reflective and critical use of generative AI as a learning aid and positions AI systems as support tools rather than replacements for personal study
„Generative KI-Systeme können Studierende beim Lernen unterstützen, z. B. beim Strukturieren, Formulieren, Zusammenfassen oder Erklären von Inhalten.“
„Die Ergebnisse generativer KI-Systeme müssen stets kritisch geprüft werden.“
„GPTalk is designed as a support tool for studying, teaching, and administrative work.“
„GPTalk does not replace your own reflection, judgment, or learning.“
„AI-generated content can be incorrect, incomplete, biased, or made up.“
Research
- AI may not be listed as an author, and candidates must transparently disclose use in the work
- In the Faculty of Natural Sciences, AI use requires prior agreement with the supervisor and must not be used to generate text or scientific conclusions without substantive human intellectual contribution
- For dissertations and habilitation theses, the university's faculties permit generative AI only in limited supporting roles such as language revision, structuring, literature support, or formatting, while requiring that the scholarly intellectual contribution remain human
„Der Einsatz generativer KI kann bei der Erstellung von Dissertationen und Habilitationsschriften in unterstützender Funktion zulässig sein, insbesondere zur sprachlichen Überarbeitung, Strukturierung, Literaturrecherche oder formalen Gestaltung.“
„Die eigenständige wissenschaftliche Leistung der Verfasserin bzw. des Verfassers muss jederzeit gewahrt bleiben.“
„Generative KI-Systeme dürfen nicht als Autorinnen oder Autoren genannt werden.“
„Die Nutzung generativer KI ist transparent offenzulegen.“
„The use of generative AI tools in dissertations requires the prior agreement of the supervisor.“
„Generative AI may be used only as a tool supporting the author’s own scientific work.“
„Generative AI must not be used to independently generate substantial parts of the scientific text or scientific conclusions without the author’s own substantial intellectual contribution.“
- The Faculty of Natural Sciences also prohibits using generative AI to fabricate or manipulate research data or results
- Research-related AI use involving data analysis is addressed through data protection and research guidelines rather than a broad permission rule
- The university warns that personal, confidential, and unpublished research data must not be entered into public AI systems, and faculty guidance for dissertations requires independent verification of any AI-supported content or analyses
„Keine personenbezogenen, vertraulichen oder unveröffentlichten Forschungsdaten in öffentliche KI-Systeme eingeben.“
„Sämtliche mit Unterstützung generativer KI erstellten Inhalte, Auswertungen und Formulierungen sind von der Verfasserin bzw. dem Verfasser eigenständig zu prüfen und wissenschaftlich zu verantworten.“
„Generative AI must not be used to fabricate, falsify, or manipulate research data or results.“
- These rules function as research integrity requirements for AI-supported scholarly work
- The university connects AI use in research to general standards of good scientific practice and requires researchers to retain full responsibility for content
- Faculty-level dissertation guidance requires transparent disclosure, preservation of independent scholarly contribution, and prohibits AI from generating falsified or manipulated data or serving as an author
„Researchers are responsible for complying with the rules of good scientific practice.“
„The use of generative AI tools must be made transparent in the dissertation.“
„The author remains fully responsible for the entire content of the dissertation.“
„Generative AI must not be used to fabricate, falsify, or manipulate research data or results.“
„Generative KI-Systeme dürfen nicht als Autorinnen oder Autoren genannt werden.“
Academic Integrity
- Dissertation policies in multiple faculties also require transparent disclosure of AI use in the manuscript
- Disclosure of AI use is required when instructors or faculty rules call for it, and the university provides formal declaration language for exams and written work
- Students must still sign the independent work declaration even when AI use is allowed, and written assignments may require a dedicated statement describing how generative AI was used
„Studierende müssen die Eigenständigkeitserklärung auch dann abgeben, wenn die Verwendung generativer KI-Systeme erlaubt war.“
„Bei schriftlichen Arbeiten kann eine Erklärung zur Verwendung generativer KI-Systeme verlangt werden.“
„Die Nutzung generativer KI ist transparent offenzulegen.“
„The use of generative AI tools must be made transparent in the dissertation.“
„Ich erkläre, dass ich bei der Erstellung der vorliegenden Arbeit folgende generative KI-Systeme verwendet habe:“
- No university-wide endorsement of specific AI detectors is defined in the provided sources
- Its guidance also notes the practical limits of proving AI use and emphasizes clear communication of permitted tools rather than reliance on technical detection
- The university states that unauthorized AI use in exams or assessment-related work can constitute an attempt to deceive and be treated under existing misconduct procedures
„Die Verwendung von Hilfsmitteln, die nicht zugelassen sind, kann zu einer Täuschungshandlung führen.“
„Ein Täuschungsversuch liegt auch dann vor, wenn generative KI-Systeme ohne ausdrückliche Erlaubnis verwendet werden.“
„Der Nachweis der Nutzung generativer KI-Systeme ist in der Praxis häufig schwierig.“
„Deshalb kommt der klaren Regelung und Kommunikation der Zulässigkeit eine besondere Bedeutung zu.“
Institutional & Administrative
- The university also offers GPTalk as an institutional support tool for studying, teaching, and administration
- Administrative staff must review AI-generated content before use, and AI should not replace human responsibility in official tasks
- The university provides staff guidance that generative AI may be used in teaching preparation and administrative work, but faculty remain responsible for academic judgments and must communicate clearly when AI use is allowed in assessments
„GPTalk is designed as a support tool for studying, teaching, and administrative work.“
„Grundsätzlich entscheiden Sie als Prüfer:in darüber, ob der Einsatz generativer KI-Systeme in Ihrer Prüfung zulässig ist.“
„Wenn die Nutzung erlaubt wird, muss der erlaubte Umfang klar definiert und an die Studierenden kommuniziert werden.“
„KI-generierte Inhalte dürfen nur nach sorgfältiger menschlicher Prüfung weiterverwendet werden.“
„Die Verantwortung für Entscheidungen und Inhalte verbleibt stets bei den Beschäftigten.“
- GPTalk is presented as a university service with defined privacy protections and usage rules
- Public AI systems must not receive personal, confidential, internal, or unpublished research data
- The university distinguishes between public AI tools and its institutionally provided GPTalk service, directing members to use university-approved systems when handling non-public information
„Keine personenbezogenen, vertraulichen, internen oder urheberrechtlich geschützten Inhalte in öffentliche KI-Systeme eingeben.“
„Keine personenbezogenen, vertraulichen oder unveröffentlichten Forschungsdaten in öffentliche KI-Systeme eingeben.“
„GPTalk is the University of Hohenheim’s own AI service.“
„Data entered into GPTalk is processed in a protected environment and is not used to train public AI models.“
„Für dienstliche Zwecke sollen nach Möglichkeit nur von der Universität bereitgestellte oder freigegebene KI-Systeme verwendet werden.“
- Governance appears to combine central guidance with role-specific and faculty-specific rules
- Its public materials frame AI adoption around legally compliant, responsible, and reflective use rather than unrestricted deployment
- The university has established institution-level AI governance through administrative AI rules, university guidance resources, and the rollout of GPTalk as an institutional service
„Mit GPTalk stellt die Universität Hohenheim ihren Mitgliedern ein datenschutzkonformes generatives KI-System zur Verfügung.“
„Die KI-Richtlinie Verwaltung regelt den Einsatz von KI-Systemen in der Universitätsverwaltung.“
„Ziel ist ein verantwortungsvoller, rechtssicherer und nachvollziehbarer Einsatz von KI.“
„The University of Hohenheim is creating framework conditions for the responsible use of generative AI.“
DocuMark: Responsible AI Use for Academic Integrity
Knowing your institution's AI policy is step one. DocuMark helps enforce it fairly by empowering universities to manage AI-generated content, prevent cheating, and support student writing through responsible AI use.
Common Questions About University of Hohenheim's AI Policies
University of Hohenheim has defined AI policies in 11 of 12 categories, with an overall coverage score of 92%.
Disclosure of AI use is required when instructors or faculty rules call for it, and the university provides formal declaration language for exams and written work. Students must still sign the independent work declaration even when AI use is allowed, and written assignments may require a dedicated statement describing how generative AI was used. Dissertation policies in multiple faculties also require transparent disclosure of AI use in the manuscript.
The university states that unauthorized AI use in exams or assessment-related work can constitute an attempt to deceive and be treated under existing misconduct procedures. Its guidance also notes the practical limits of proving AI use and emphasizes clear communication of permitted tools rather than reliance on technical detection. No university-wide endorsement of specific AI detectors is defined in the provided sources.
The university distinguishes between public AI tools and its institutionally provided GPTalk service, directing members to use university-approved systems when handling non-public information. Public AI systems must not receive personal, confidential, internal, or unpublished research data. GPTalk is presented as a university service with defined privacy protections and usage rules.